Beskrivning av uppgiften

Uppgiften som byråsekreterare är en omfattande och mångsidig förvaltnings- och kundserviceuppgift där arbetstiden i stora drag består av:
• 50 % uppgifter inom kultur- och välfärdstjänsterna
• 50 % uppgifter inom bildningsväsendet.

Uppgiften stöder en smidig vardag på de två serviceområdena och kräver en förmåga att hantera helheter, prioritera arbetet och samarbeta med olika aktörer. I uppgiften kan ingå varierande beredningsuppgifter som kräver självständigt och prövningsbaserat beslutfattande. Dessutom ska man vara beredd att vikariera för medborgarinstitutets institutsekreterare.

Centrala arbetsuppgifter

Kultur- och välfärdstjänsternas uppgifter (cirka 50 %):
• Kundservice och kommunikation inom kultur- och välfärdstjänsterna
• Stöd i administrativa uppgifter för evenemang, tillställningar och tjänster
• Fakturering, beredning av projektfinansieringsansökningar, stöduppgifter i rekryteringar
• Uppdatering av webbplatsen och upprätthållande av bokningskalendrarna

Bildningsväsendets uppgifter (cirka 50 %):
• Administrativt stöd för bildningsväsendets tjänster
• Mötesarrangemang, beredning av handlingar, arkivering och hantering av dokument
• Behandling och upprätthållande av elev- och studerandeuppgifter i system för studerandehantering
• Stöduppgifter i rekryteringar
• Kontakt med utbildningsenheter och interna samarbetspartner

Chef och arbetshandledning

Byråsekreterarens närmaste chef är bildningsdirektören, som ansvarar för arbetsgivarförpliktelserna, arbetsledningen och arbetshälsan. Bildningsdirektören ansvarar för uppgifternas innehållsmässiga handledning för sitt eget ansvarsområde och kultur- och välfärdsdirektören för sitt ansvarsområde. Arbetet planeras och prioriteras i samarbete.

Behörighet och kunskaper

I uppgiften förutsätts:
• lämplig examen på andra stadiet eller högskoleexamen
• erfarenhet av byrå-, förvaltnings- eller kundserviceuppgifter
• goda datatekniska färdigheter
• initiativförmåga, omsorgsfullhet och goda interaktionsfärdigheter
• utmärkta muntliga och skriftliga färdigheter i någotdera av de inhemska språken (finska eller svenska) och goda muntliga och skriftliga färdigheter i det andra inhemska språket.

Vi erbjuder
• en mångsidig och ansvarsfull uppgift i en tvåspråkig stad
• en möjlighet att arbeta vid gränssnittet för två serviceområden
• en kunnig arbetsgemenskap
• ett anställningsförhållande enligt AKTA.

Arbetstid och anställningsförhållande

I uppgiften tillämpas byråarbetstid, 36 timmar 15 minuter per vecka.
Anställningsvillkoren bestäms enligt det kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA). Uppgiften finns i nivålönegruppen 1TOI64. Nivålönen är 2 670,66 euro i månaden.

Prövotiden är sex (6) månader.
Direktören för ansvarsområdet beslutar om valet av byråsekreteraren.

Inledning av arbetet

Tiden då arbetet inleds är flexibel. Arbetet inleds enligt överenskommelse så fort som möjligt, dock senast under februari 2026.

Ansökning

Vi ber sökanden att lämna in en elektronisk ansökan senast måndag 26.1.2026 klockan 12.00 via http://www.kommunrekry.fi/ och att bifoga till ansökan examensbetyg som påvisar behörighet.

Ansökan kan i andra hand skickas också per post till adressen: Lovisa stad, Mariegatan 12 A, 07900 LOVISA. Märk kuvertet med: Byråsekreterare.

Betyg som visar behörighet granskas under intervjuerna för de personer som kallats för intervju. Syftet är att intervjuerna äger rum 27.1-30.1.2026.

Kultur- och välfärdsdirektör Leif Eriksson (leif.eriksson@loviisa.fi, tfn 040 568 41 38) eller bildningsdirektör Kirsi Kinnunen (kirsi.kinnunen@loviisa.fi, tfn 044 055 52 50)

Lovisa stad, Bildningsväsendet