Kuntarekry.fi-palvelun profiilitietojen rekisterin tietosuojaseloste

Kuntarekry.fi-palvelun profiilitietojen rekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) artiklat 12,13 ja 14.
Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

1 REKISTERINPITÄJÄ

FCG Talent Oy
Osmontie 34, 00610 Helsinki
PL 950, 00601 Helsinki

2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT JA/TAI YHTEYSHENKILÖT

Rekrytointijärjestelmän valtakunnallisen pääkäyttäjän ja ylläpitäjän sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava: Vesa Nyman
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)fcg.fi
Varahenkilö: Risto Kökkö
Sähköposti: risto.kokko(at)fcg.fi

3 REKISTERIN NIMI

Kuntarekry.fi-palvelun profiilitietojen rekisteri.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS (REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS)

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekisteröidylle tarjoamaan Kuntarekry.fi-palveluun, jossa rekisteröity henkilö voi luoda itselleen käyttäjäprofiilin ja sen jälkeen laatia työhakemuksia osoitettavaksi valitsemilleen palvelua käyttäville kuntatyönantajille. Lisäksi palvelussa työnhakija voi vastaanottaa suosituksia hänelle soveltuvista työpaikkailmoituksista. Tässä tarkoituksessa rekisterinpitäjä säilyttää rekisteröidyn palveluun tallentamia profiilitietoja palvelussa.

Lisäksi rekisteröity voi palvelun kautta lähettää hakemuksia valitsemilleen työnantajille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on lähetetyn ja palveluun tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittely sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Kyseinen sopimus on rekisteröidyn kuntarekry.fi-palvelun käyttöönoton yhteydessä hyväksymät palvelua koskevat käyttöehdot.

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen työnhakijaprofiiliin lisäämistä tiedoista sekä kuntarekry.fi-palvelun käyttäjätunnuksesta ja salasanasta.

Rekisteröity voi itse muuttaa profiiliin tallennettuja tietoja.

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;
(b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;
(c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;
(d) käyttäjätunnus ja salasana;
(e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Työnhakuun liittyen tulisi huomata, että kulloinkin kysymyksessä oleva työnantaja valitsee rekrytointikohtaisesti hakulomakkeen kysymykset. Hakulomakkeella kerättyjen henkilötietojen osalta Kuntarekry.fi-hakuilmoituksen jättänyt työnantaja toimii rekisterinpitäjänä siltä osin kuin ja jos henkilö päättää lähettää hakemuksensa kyseiselle työnantajalle. Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään. FCG Talent Oy toimii näissä tilanteissa, kun se tarjoaa palvelua kyseiselle rekisterinpitäjänä olevalle kuntatyönantajalle, kyseisen kuntatyönantajan henkilötietojen käsittelijänä kyseisen kuntatyönantajan puolesta ja lukuun.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei rekisterinpitäjän toimesta luovuteta ulkopuolisille.

Rekisteröity voi halutessaan lähettää palvelun kautta hakemuksia valitsemilleen työnantajille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on kyseisessä tilanteessa lähetetyn ja tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

Rekisterinpitäjä hyödyntää palvelun tuottamisessa sen puolesta ja lukuun toimivia palvelun tuottajia eli henkilötietojen käsittelijöitä. Henkilötietojen käsittelijänä toimivat Viria Security Oy (tietoturva- ja palvelinkapasiteettipalvelut) ja DataCenter Finland Oy (palvelinkapasiteettipalvelut).

8 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 PROFILOINTI & AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin avoimien työpaikkojen suosittelemiseksi työnhakijoille evästeisiin perustuen. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi vaikutuksiltaan merkittävää päätöksentekoa (kuten rekrytointiin liittyviä päätöksiä) tai jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä.

10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Palvelun työnhakijatietokannasta ei synny rekisterinpitäjälle manuaalista aineistoa.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietojärjestelmän käyttö on rajattu käyttövaltuuksin, ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä huolehtii pääosin rekisterinpitäjä. Palvelua voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin.

Rekisteröity voi käyttäjätunnuksilla käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan rekisteröity voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Siltä osin kuin on kysymys lähetetyistä työhakemuksista, palvelu on toteutettu siten, että työnhakijan tietoihin pääsevät vain ne palvelua käyttävät työnantajat, joille työnhakija on kohdistanut työhakemuksensa. Lisäksi FCG Talent Oy:ssä työskentelevät rekrytointijärjestelmän valtakunnalliset pääkäyttäjät näkevät työnhakijoiden hakemukset työnantajien tukipalvelupyyntöihin vastatessaan.

11 HENKILÖREKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisteröidyn profiilitietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa FCG Talent Oy rekisterinpitäjänä.
(a) Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen (2) vuoteen, sekä käyttäjätunnus että profiilitiedot hävitetään.
(b) Lähettämättömät työhakemukset poistetaan automaattisesti kuuden (6) kuukauden kuluttua.
(c) Avoimissa työhakemuksissa käyttäjä määrittelee itse, mihin saakka hänen avoin työhakemuksensa on käytettävissä. Käyttäjän valitsema työhakemuksen säilytysaika on minimissään yksi (1) vuorokausi ja maksimissaan kaksi (2) vuotta.

Siltä osin kuin on kysymys työnantajille lähetettyjen hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä, kyseinen työnantajaorganisaatio vastaa rekisterinpitäjänä säilytysaikojen määrittelystä. Säilytysajoista tulisi olla yhteydessä kuhunkin työnantajaorganisaatioon, jolle olet lähettänyt hakemuksesi.

FCG Talent Oy avustaa henkilötietojen käsittelijänä kyseisiä rekisterinpitäjänä olevia työnantajia siten, että avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.

12 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

(a) Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
(b) Oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
(c) Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
(d) Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
(e) Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
(f) Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
(g) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.