Tehtävän kuvaus

Toimistosihteerin tehtävä on laaja-alainen ja monipuolinen hallinto- ja asiakaspalvelutehtävä, jossa työaika jakautuu pääpiirteittäin:
• 50 % kulttuuri- ja hyvinvointipalvelujen tehtäviin
• 50 % sivistystoimen tehtäviin

Tehtävä tukee kahden palvelualueen sujuvaa arkea ja edellyttää kykyä hallita kokonaisuuksia, priorisoida työtä ja toimia yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tehtävä voi sisältää monimuotoisia valmistelutehtäviä, jotka edellyttävät itsenäistä ja harkinnanvaraista päätöksentekoa. Lisäksi tehtävässä tulee olla valmius sijaistaa kansalaisopiston opistosihteeriä.

Keskeiset työtehtävät

Kulttuuri- ja hyvinvointipalvelujen tehtävät (noin 50 %):
• Asiakaspalvelu ja viestintä kulttuuri- ja hyvinvointipalveluissa
• Tuki tapahtumien, tilaisuuksien ja palvelujen hallinnollisissa tehtävissä
• Laskutus, hankerahoitushakemusten valmistelu, rekrytointien tukitehtävät
• Verkkosivujen päivitys ja varauskalentereiden ylläpitotehtävät

Sivistystoimen tehtävät (noin 50 %):
• Hallinnollinen tuki sivistystoimen palveluille
• Kokousjärjestelyt, asiakirjojen valmistelu, arkistointi ja dokumenttien hallinta
• Oppilas- ja opiskelijatietojen käsittely ja ylläpito opiskelijahallintajärjestelmissä
• Rekrytointien tukitehtävät
• Yhteydenpito koulutusyksiköihin ja sisäisiin yhteistyötahoihin

Esihenkilö ja työn ohjaus

Toimistosihteerin lähiesihenkilönä toimii sivistysjohtaja, joka vastaa työnantajavelvoitteista, työnjohdosta ja työhyvinvoinnista. Sivistysjohtaja vastaa tehtävien sisällöllisestä ohjauksesta oman vastuualueensa osalta ja kulttuuri- ja hyvinvointijohtaja taas oman vastuualueensa osalta. Työ suunnitellaan ja priorisoidaan yhteistyössä.

Kelpoisuus ja osaaminen

Tehtävässä edellytetään:
• soveltuvaa toisen asteen tai korkeakoulututkintoa
• kokemusta toimisto-, hallinto- tai asiakaspalvelutehtävistä
• hyviä tietoteknisiä valmiuksia
• oma-aloitteisuutta, huolellisuutta ja hyviä vuorovaikutustaitoja
• erinomaista suullista ja kirjallista taitoa jommassakummassa kotimaisessa kielessä (suomi tai ruotsi) sekä hyvää taitoa toisessa kotimaisessa kielessä

Tarjoamme

• monipuolisen ja vastuullisen tehtävän kaksikielisessä kaupungissa
• mahdollisuuden työskennellä kahden palvelualueen rajapinnassa
• osaavan työyhteisön
• KVTES:n mukaisen palvelussuhteen.

Työaika ja palvelussuhde

Tehtävässä noudatetaan toimistotyöaikaa, 36 tuntia 15 minuuttia viikossa.
Palvelussuhteen ehdot määräytyvät kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisesti. Tehtävä sijoittuu tasopalkkaryhmään 1TOI64, tasopalkka 2 670,66 euroa kuukaudessa.

Koeaika on kuusi (6) kuukautta.
Vastuualueen johtaja päättää toimistosihteerin valinnasta.

Työn aloitus

Työn aloituskohta on joustava. Työ alkaa sopimuksen mukaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään helmikuun aikana 2026.

Hakeminen

Pyydämme jättämään sähköisen hakemuksen maanantaihin 26.1.2026 kello 12.00 mennessä www.kuntarekry.fi -sivujen kautta sekä liittämään hakemukseen mukaan kelpoisuutta osoittavat tutkintotodistukset.

Hakemuksen voi toissijaisesti toimittaa myös postitse osoitteeseen: Loviisan kaupunki, Mariankatu 12 A, 07900 LOVIISA. Kirjekuoreen merkintä: Toimistosihteeri.

Kelpoisuuden osoittavat todistukset tarkastetaan haastatteluun kutsutuilta haastattelutilaisuudessa. Haastattelut on tarkoitus toteuttaa ajalla 27.1.-30.1.2026.

Kulttuuri- ja hyvinvointijohtaja Leif Eriksson (leif.eriksson@loviisa.fi, puh. 040 568 4138) tai sivistysjohtaja Kirsi Kinnunen, (kirsi.kinnunen@loviisa.fi, puh. 044 055 5250)

Loviisan kaupunki, Sivistystoimi