Dataskyddsbeskrivning för profiluppgifterna i tjänsten Kuntarekry.fi

Dataskyddsbeskrivning för profiluppgifterna i tjänsten Kuntarekry.fi

Artiklarna 12, 13 och 14 i allmänna dataskyddsförordningen ((EU) 679/2016).

I denna dataskyddsbeskrivning ger vi den information om behandlingen av dina personuppgifter och de rättigheter som du i egenskap av registrerad har med stöd av den allmänna dataskyddsförordningen.

1 PERSONUPPGIFTSANSVARIG

FCG Talent Oy
Osmovägen 34, 00610 Helsingfors
PB 950, 00601 Helsingfors

2 PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN OCH/ELLER KONTAKTPERSONER

Kontaktinformation till rekryteringssystemets riksomfattande systemadministratör, registerförare och dataskyddsombud:
Dataskyddsombud: Vesa Nyman
E-post: tietosuojavastaava(at)fcg.fi
Ersättare: Risto Kökkö
E-post: risto.kokko(at)fcg.fi

3 REGISTRETS NAMN

Register över profiluppgifterna i tjänsten Kuntarekry.fi.

4 SYFTE MED BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifter behandlas för tjänsten Kuntarekry.fi som den personuppgiftsansvarige tillhandahåller de registrerade. I tjänsten kan registrerade skapa en personlig användarprofil och sedan sammanställa arbetsansökningar som skickas till kommunala arbetsgivare i tjänsten enligt användarens val. Användare kan också ta emot rekommendationer om lämpliga platsannonser via tjänsten. Den personuppgiftsansvarige lagrar i detta syfte i tjänsten profiluppgifter som de registrerade matat in i tjänsten.

Via tjänsten kan registrerade också skicka ansökningar till valda arbetsgivare, varefter arbetsgivarorganisationen i fråga blir personuppgiftsansvarig med avseende på personuppgifterna i den ansökan som sparats i och skickats via systemet.

5 RÄTTSLIG GRUND

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part.

Avtalet består i detta fall av användarvillkoren för Kuntarekry.fi, vilka den registrerade godkänner då hen börjar använda tjänsten.

6 DATAINNEHÅLL

De registrerade personuppgifterna omfattar uppgifter som de registrerade sparat i sin personliga arbetssökarprofil samt sina användarnamn och lösenord för Kuntarekry.fi.

De registrerade kan själv ändra de uppgifter som sparats i profilen.

Uppgifter som sparas om de registrerade omfattar
(a) grunduppgifter och identifikationsuppgifter, inklusive namn, födelsedatum, kön, telefonnummer, e-postadress, användarens språk i rekryteringsportalen
(b) uppgifter som utbildning, inklusive examina, fortbildning och påbyggnadsutbildning
(c) anställningshistorik, inklusive arbetsgivare, befattning, beskrivning av arbetsuppgifter, anställningens längd
(d) användarnamn och lösenord
(e) tekniska användardata i systemet, verifieringskedjor och loggar.

I fråga om rekrytering bör det påpekas att varje arbetsgivare väljer de specifika frågor som ingår i rekryteringsformuläret. Den arbetsgivare som annonserat på Kuntarekry.fi är personuppgiftsansvarig med avseende på de personuppgifter som lämnats på rekryteringsblanketten om och när den registrerade beslutar att skicka en ansökan till arbetsgivaren. Vilka uppgifter om arbetssökanden som inhämtas och sparas i rekryteringssystemet beror på de rekryteringsspecifika frågorna på formuläret och på vilka uppgifter den registrerade uppger och sparar i systemet. FCG Talent Oy är i dessa fall, då det tillhandahåller en tjänst till en personuppgiftsansvarig kommunal arbetsgivare, personuppgiftsbiträde som behandlar personuppgifter för den kommunala arbetsgivaren och på dennes vägnar.

7 REGELBUNDET UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER SAMT MOTTAGARE

Den personuppgiftsansvarige lämnar inte ut personuppgifter från registret till utomstående.

Registrerade kan skicka ansökningar till valda arbetsgivare via tjänsten, och efter insändande av ansökan blir arbetsgivarorganisationen i fråga personuppgiftsansvarig med avseende på personuppgifterna i den ansökan som sparats i och skickats via systemet.

Den personuppgiftsansvarige anlitar personuppgiftsbiträden, det vill säga serviceleverantörer som levererar tjänsten för den personuppgiftsansvarige och på dennes vägnar. Personuppgiftsbiträden är Viria Security Ab (tjänster för informationssäkerhet och serverkapacitet) och DataCenter Finland Oy (tjänster för serverkapacitet).

8 ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER TILL LÄNDER UTANFÖR EU ELLER EES

Uppgifter lämnas inte ut till länder utanför EU eller EES.

9 PROFILERING OCH AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE

Personuppgifter kan behandlas i profileringssyfte för att kunna rekommendera utannonserade anställningar till arbetssökanden på basis av kakor. Automatiserat beslutsfattande eller profilering som i betydande grad påverkar beslut rörande personen i fråga (som beslut om rekrytering) eller som har rättsliga följder för hen förekommer inte.

10 PRINCIPERNA FÖR DATASKYDDET

Den personuppgiftsansvarige erhåller inget manuellt material från databasen över arbetssökanden i tjänsten.

Personuppgifterna lagras i en databas på en server som finns i ett låst utrymme dit endast namngivna och genom sina uppgifter behöriga personer har tillträde. Server är skyddad med brandmur och lämpliga tekniska skyddsåtgärder.

Åtkomsten till datasystemet har begränsats med användarbehörigheter och användningen registreras i rekryteringssystemets logg som administreras huvudsakligen av den personuppgiftsansvarige. Användarbehörigheterna till tjänsten är begränsade med personligt användarnamn och lösenord.

De registrerade får med sina användarkoder åtkomst endast till sina egna personuppgifter. De kan också redigera och uppdatera sina uppgifter genom att logga in med de personliga användarkoderna.

Anställda och annan personal hos den personuppgiftsansvarige har förbundit sig att iaktta sekretess och integritetsskydd i fråga om den information som de får del av då de behandlar personuppgifter.

Gällande inlämnade ansökningar ger systemet åtkomst till arbetssökandens uppgifter endast till de arbetsgivare i rekryteringstjänsten till vilka arbetssökanden har skickat sin ansökan. Dessutom kan de riksomfattande systemadministratörerna för rekryteringsplattformen på FCG Talent Oy se de sökandes ansökningar då de svarar på supportärenden från arbetsgivarna.

11 FÖRVARING OCH RADERING AV PERSONUPPGIFTERNA

De registrerade personuppgifterna sparas endast så länge och i den omfattning som behövs för att uppfylla det syfte i vilket uppgifterna har inhämtats.

Den personuppgiftsansvarige som svarar för att förvara och radera de registrerades profiluppgifter är FCG Talent Oy.
(a) Om ett användarnamn inte har använts på två (2) är raderas både användarkoderna och profiluppgifterna från systemet.
(b) Arbetsansökningar som inte har skickats raderas automatiskt efter sex (6) månader.
(c) I öppna ansökningar anger användaren själv hur länge ansökan ska vara aktiv. Förvaringstiden kan väljas mellan ett (1) dygn och två (2) år.

Gällande förvaring och radering av ansökningar som skickats till arbetsgivare är det arbetsgivarorganisationen i fråga som i egenskap av personuppgiftsansvarig fastställer förvaringstiderna. Kontakta respektive arbetsgivarorganisation för att kontrollera förvaringstiden för ansökan.

FCG Talent Oy bistår i egenskap av personuppgiftsbiträde arbetsgivarna i deras uppgift som personuppgiftsansvariga genom att automatiskt anonymisera ansökningarna till lediga anställningar två (2) år efter att arbetsgivaren har avslutat behandlingen genom att markera rekryteringen som avslutad. Om rekryteringen inte markeras som avslutad avslutar systemet rekryteringen automatiskt ett år efter att ansökningstiden gått ut. I detta fall sparas ansökningen alltså i systemet i tre (3) år efter ansökningstidens slut.

12 DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Den registrerade har följande rättigheter:
(a) Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
(b) Den registrerade ska ha rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke som skett innan detta återkallas.
(c) Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade samt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
(d) Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade om de kriterier som fastställs i gällande dataskyddslagstiftning uppfylls.
(e) Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om de kriterier som fastställs i gällande dataskyddslagstiftning uppfylls.
(f) Den registrerade ska ha rätt att få ut de personuppgifter som rör hen och som hen har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och ha rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige som tillhandahållits personuppgifterna hindrar detta, om de kriterier som fastställs i gällande dataskyddslagstiftning uppfylls.
(g) Varje registrerad som anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot allmänna dataskyddsförordningen ska ha rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.
Begäranden gällande utövandet av de registrerades rättigheter ska riktas till den personuppgiftsansvariges kontaktperson som framgår ovan.